De nye corporate governance anbefalinger: Fokus på ledelsens sammensætning og organisering, herunder uafhængighed
 
NASDAQ OMX Copenhagen har den 31. maj 2010 godkendt Komitéen for god Selskabsledelses nye anbefalinger for god selskabsledelse. Anbefalingerne er derfor nu en del af regelsættet for børsnoterede selskaber. Anbefalingerne blev omtalt i Kromann Reumerts nyhedsbrev fra 8. april 2010. Kromann Reumert sætter over den kommende tid fokus på de nye anbefalinger i en serie nyhedsbreve. I Nyhedsbrev nr. 1 fra den 1. juni 2010 satte vi fokus på ledelsens vederlag. I dette nyhedsbrev har vi fokus på anbefalingerne vedrørende bestyrelsens sammensætning og organisering.

De nye anbefalinger skal anvendes for regnskabsår, der starter den 1. januar 2010 eller senere. Det betyder, at børsnoterede selskaber, der har kalenderåret som regnskabsår, første gang vil skulle oplyse, om de følger anbefalingerne i forbindelse med aflæggelse af årsrapporten for 2010. Anbefalingerne retter sig først og fremmest mod danske selskaber, som har aktier optaget til handel på et reguleret marked i Danmark, dvs. NASDAQ OMX Copenhagen og Dansk AMP.

Anbefalingerne for god selskabsledelse er, som navnet indikerer, alene anbefalinger og er som sådan ikke bindende. Børsnoterede selskaber skal dog oplyse, om de følger anbefalingerne eller forklare, hvorfor de ikke gør det (det såkaldte ”følg eller forklar”-princip).

HVAD ER DET NYE OM BESTYRELSENS SAMMENSÆTNING, ORGANISERING OG UAFHÆNGIGHED?

Antallet af bestyrelsesmedlemmer, herunder uafhængige
Anbefalingerne fastlægger ikke, hvor mange medlemmer, det anbefales, at bestyrelsen består af. Men de fremhæver, at antallet ikke bør være større end, at alle medlemmer har mulighed for at deltage aktivt, og således at der kan skabes en konstruktiv debat og effektiv beslutningsproces. Der er heller ikke længere nogen specifik anbefaling af, hvor mange ledelsesposter de enkelte medlemmer kan beklæde. Dette er ikke udtryk for en stramning eller lempelse i forhold til de tidligere anbefalinger, men for, at Komitéen ønsker, at der ved anvendelsen af anbefalingerne lægges vægt på de reelle frem for de formelle forhold.

De enkelte medlemmer af bestyrelsen bør derfor vurdere, hvorvidt de har mulighed for på tilfredsstillende vis at varetage hvervet som bestyrelsesmedlem i selskabet henset til den tid, som medlemmet måtte skulle bruge på at varetage andre ledelseshverv.

Derimod anbefales det konkret, at mindst halvdelen af et selskabs generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer er uafhængige, således at bestyrelsen kan handle uafhængigt af særinteresser.

Sammensætning, organisering og oplysninger til aktionærerne
Med ændringerne af anbefalingerne har det været ønsket at klargøre, at bestyrelsen skal sikre,

• dels at den blandt sine medlemmer har de kompetencer, der er behov for,
• dels at dens medlemmer besidder de rette kvalifikationer og forholder sig kritisk, også til beslutninger der tidligere er truffet om selskabets forhold.

Bestyrelsen skal sørge for fornyelse blandt sine medlemmer samt sikre en formel, grundig og for medlemmerne transparent proces for udvælgelse og indstilling af kandidater til bestyrelsen. Bestyrelsen bør derfor årligt offentliggøre en kompetencebeskrivelse, hvori det anføres, hvilke kompetencer det anses for nødvendigt, at bestyrelsen besidder, for at den bedst kan udføre sine opgaver og derved varetage selskabets interesser.
 
Det anbefales, at generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer årligt er på valg på selskabets ordinære generalforsamling. I forlængelse af den omtalte kompentencebeskrivelse bør bestyrelsen sammen med indkaldelsen til generalforsamling beskrive de opstillede kandidaters kompetencer og øvrige ledelseshverv, herunder også poster i direktioner, bestyrelser, tilsynsråd og ledelsesudvalg i danske og udenlandske virksomheder samt krævende organisationsopgaver. Denne anbefaling er mere vidtgående end selskabslovens krav om, at man skal oplyse om bestyrelseskandidaters ledelseshverv i andre erhvervsvirksomheder.

Som følge af ovenstående skal bestyrelsen således aktuelt og konkret forholde sig til, vurdere og træffe beslutning om de kompetencer bestyrelsen har behov for, de enkelte medlemmers kvalifikationer samt deres uafhængighed.

Kriterierne for uafhængighed
Ved uafhængighed forstås, at det pågældende bestyrelsesmedlem ikke har nære bånd til eller repræsenterer direktionen, formanden for bestyrelsen, kontrollerende aktionærer eller selskabet (se nærmere nedenfor under "Krydsende ledelsesrepræsentation"). Bestyrelsen skal selv vurdere, hvilke medlemmer den betragter som uafhængige, og det anbefales, at det mindst en gang årligt oplyses hvilke medlemmer, der anses for uafhængige, og herunder også om nye kandidater til bestyrelsen anses for uafhængige.

For at være uafhængig må et bestyrelsesmedlem ifølge anbefalingerne ikke:

• være eller inden for de seneste 5 år have været medlem af direktionen eller ledende medarbejder i det relevante selskab eller et associeret selskab
• have modtaget større vederlag fra selskabet/koncernen eller et associeret selskab i anden egenskab end den som medlem af bestyrelsen
• repræsentere en kontrollerende aktionærs interesser
• inden for det seneste år have haft en væsentlig forretningsrelation (f.eks. personlig eller indirekte som partner eller ansat, aktionær, kunde, leverandør eller ledelsesmedlem i selskaber med tilsvarende forbindelse) med selskabet eller et associeret selskab
• være eller inden for de seneste tre år have været ansat eller partner hos ekstern revisor
• være direktør i et selskab, hvor der er krydsende ledelsesrepræsentanter med selskabet
• have været medlem af bestyrelsen i selskabet i mere end 12 år, eller
• være i nær familie med personer, som betragtes som afhængige

Anbefalingerne er herved tilpasset de EU-retlige kriterier for uafhængighed.

En række af kriterierne er skønsmæssige, og det er fremhævet, at ved anvendelsen af dem skal lægges vægt på de materielle frem for de formelle forhold. Bestyrelsen kan, som en del af "følg eller forklar princippet", fremlægge sine overvejelser vedrørende de enkelte medlemmers uafhængighed, og herunder f.eks. redegøre for, hvorfor et medlem, uanset at det har en forretningsrelation til selskabet, alligevel af bestyrelsen anses for uafhængigt. Anbefalingerne præciserer, at det ikke i sig selv vil have indflydelse på vurderingen af et bestyrelsesmedlems uafhængighed, at medlemmet er valgt med stemmer fra en majoritetsaktionær.

Anbefalingerne og ovennævnte kriterier for uafhængighed har en vis sammenhæng med det selskabsretlige inhabilitetsbegreb, hvorefter et medlem af ledelsen ikke må deltage i behandlingen af spørgsmål om aftaler mellem selskabet og den pågældende selv eller om aftaler mellem selskabet og tredjemand eller søgsmål mod tredjemand, hvis vedkommende har en væsentlig interesse deri, der kan være stridende mod selskabets. De to begreber er imidlertid ikke identiske; anbefalingernes ønske om at sikre, at bestyrelsesflertallet er uafhængigt, er en bredere vurdering end habilitetsvurderingen, som skal foretages konkret i forhold til de enkelte beslutninger og som dermed ikke er en generel vurdering.

Krydsende ledelsesrepræsentation
Anbefalingerne omhandler spørgsmålet om krydsende ledelsesrepræsentation. Krydsende ledelsesrepræsentation vil forekomme, f.eks. hvor et medlem af bestyrelsen i et selskab (X) er direktør i et andet selskab (Y), samtidig med at et medlem af bestyrelsen i det andet selskab (Y) er direktør i det første selskab (X), se figuren nedenfor. Tilsvarende kan krydsende ledelsesrepræsentation opstå, hvor et medlem af bestyrelsen har væsentlige relationer til direktøren i et selskab gennem deltagelse i andre selskaber eller enheder.

Udvalg
En bestyrelse har mulighed for at nedsætte forskellige udvalg, som assisterer bestyrelsen ved udførelse af forskellige forberedende opgaver. Bestyrelsen bevarer dog det fulde ansvar for samtlige beslutninger.

De i anbefalingerne omtalte ledelsesudvalg er:

• revisionsudvalg
• nomineringsudvalg
• vederlagsudvalg
• andre udvalg

Bestyrelsen bør overveje behovet for nedsættelse af andre udvalg, f.eks. et risikoudvalg. Bestyrelsen har qua udvalg mulighed for at delegere det forberedende arbejde til en mindre kreds i bestyrelsen, hvilket i mange tilfælde kan medføre en væsentlig tidsmæssig besparelse.

Det anbefales, at flertallet af udvalgenes medlemmer er uafhængige. Hvis en medarbejderrepræsentant i bestyrelsen indvælges i et udvalg, kan han/hun ikke betragtes som uafhængig. Anbefalingerne indeholder en række konkrete anvisninger for de enkelte typer af udvalg, som bør overvejes i forbindelse med udarbejdelse af kommissoriet for de udvalg, som besluttes nedsat.

Evaluering af bestyrelsen og direktionen
Det anbefales, at bestyrelsen fastlægger en årlig evalueringsprocedure, som bl.a. skal indeholde en evaluering af bestyrelsens og de individuelle medlemmers bidrag og resultater, samt af direktionen og af samarbejdet mellem direktionen og bestyrelsen. Fremgangsmåden ved og resultatet af evalueringen bør omtales i årsrapporten.

Hvad nu?
På grund af "følg eller forklar"-princippet vil bestyrelserne i børsnoterede selskaber i den kommende tid skulle forholde sig til, i hvilket omfang de vil følge de nye anbefalinger for god selskabsledelse. Bestyrelser, der ønsker at følge anbefalingerne, bør foretage en vurdering af hvilke kompetencer, de har behov for, deres sammensætning, herunder hvert enkelt bestyrelsesmedlems kompetencer og antallet af uafhængige medlemmer, og foretage de tilpasninger, der måtte være nødvendige med henblik på fremadrettet at kunne følge anbefalingerne. Desuden må bestyrelsen overveje behovet for nedsættelse af bestyrelsesudvalg og fastlægge disses ansvarsområde, forretningsorden mv.

Vi beskrev de nye anbefalinger for god selskabsledelse i et nyhedsbrev 8. april. Læs nyhedsbrevet her. 

I et nyhedsbrev den 1. juni satte vi fokus på ledelsens vederlag.
Læs nyhedsbrevet her.