Medarbejderrepræsentation i aktie- og anpartsselskaber

Selskabslovens nye regler om medarbejderrepræsentation i det øverste ledelsesorgan i kapitalselskaber blev ændret pr. 1. marts 2010. Det nærmere indhold af ændringerne er imidlertid først blevet fuldt klarlagt ved Erhvervs- og Selskabsstyrelsens detaljerede bekendtgørelse om valgprocedurer m.v., som netop er offentliggjort og trådt i kraft den 1. juli 2010.

De væsentligste ændringer i forhold til de hidtidigt gældende regler er, at der indføres muligheder for at fravige mange af reglerne i enighed mellem ledelse og medarbejdere, mulighed for at medarbejdere i udenlandske datterselskaber kan deltage i valg af koncernrepræsentanter, mulighed for at tilrettelægge koncernrepræsentationsvalg som direkte valg samt en række muligheder for større fleksibilitet end det har været kendt hidtil.

De nye regler
De nye regler om medarbejderrepræsentation findes i selskabslovens §§ 140-143. Og reglerne er nu yderligere udfyldt ved Erhvervs- og Selskabsstyrelsens Bekendtgørelse om medarbejderrepræsentation i aktie- og anpartsselskaber, der er trådt i kraft den 1. juli 2010. Bekendtgørelsen regulerer både selskabs- og koncernrepræsentation, således at der ikke længere er behov for at orientere sig i to bekendtgørelser.

I store linjer er de tidligere gældende regler bevaret. Dette ansås for mest hensigtsmæssigt henset til, at disse er kendte og indarbejdet i mange virksomheder. Det gælder bl.a. reglerne om, at medarbejdernes ret til at vælge selskabs- eller koncernrepræsentanter angår et antal svarende til halvdelen af de øvrige ledelsesmedlemmer. Retten til at begære selskabs- eller koncernrepræsentation indført baseres fortsat på et krav om, at selskabet eller koncernen over en forudgående periode på 3 år har beskæftiget gennemsnitligt mindst 35 medarbejdere. Endelig er der ikke ændret i det grundlæggende lighedsprincip, hvor der gælder samme rettigheder, pligter og ansvarsstandard for medarbejderrepræsentanterne som for øvrige ledelsesmedlemmer.

Til gengæld er reglerne justeret for uhensigtsmæssigheder og tydeliggjort. Erhvervs- og Selskabsstyrelsens praksis er på flere områder indskrevet i den nye bekendtgørelse, og det er blevet muligt at fravige en række af de ellers meget formelle regler, hvis der er enighed mellem ledelse og medarbejdere.

Enighedskravet
En af de væsentlige nyskabelser ved de nye regler om medarbejderrepræsentation er muligheden for, at en række af reglerne kan fraviges i enighed mellem ledelse og medarbejdere. Herved undgås det meget ufleksible system, der kendtes efter de tidligere regler, hvor selv mindre og ubetydelige fravigelser af reglerne ikke kunne tillades, uanset at ingen vægtige hensyn talte imod, og at alle berørte parter var enige i fravigelsen. Ofte kunne selskabet heller ikke hente hjælp via dispensation fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, som kun havde en snæver dispensationsadgang.

Det nye enighedskrav er de fleste steder i bekendtgørelsen beskrevet således, at en fravigelse af bekendtgørelsens regler kræver enighed i valgudvalget eller koncernvalgudvalget.

Ja/nej-afstemning
Der er nu mulighed for helt at undlade at afholde en ja/nej-afstemning vedrørende spørgsmålet om, hvorvidt der skal indføres en medarbejderrepræsentationsordning. Valgudvalget, henholdsvis koncernvalgudvalget, kan således i enighed beslutte at ja/nej-afstemning ikke skal finde sted og altså skride direkte til valg af medarbejderrepræsentanter. Begrundelsen for ændringen er, at medarbejdernes repræsentanter i valgudvalget ofte vil have en god fornemmelse af, om der er opbakning til en medarbejderrepræsentationsordning, og at det derfor, hvis også ledelsen bakker op om ønsket, synes unødvendigt at påføre selskabet omkostningen og besværet ved at gennemføre denne afstemning.

Valgperioder
Ordinært valg af medarbejderrepræsentanter og suppleanter finder som udgangspunkt sted hvert fjerde år. Der er imidlertid i den nye bekendtgørelse indført mulighed for, at valgudvalget, henholdsvis koncernvalgudvalget, i enighed beslutter en anden valgperiode forud for det konkrete valg. Herved gives der bl.a. mulighed for, at alle medarbejderrepræsentanter vælges for andre perioder, f.eks. 1 eller 3 år. Men der er også mulighed for, at valgene tilrettelægges på en sådan måde, at der kan vælges repræsentanter for perioder af forskellig varighed, f.eks. 2 og 4 år for at sikre kontinuitet i bestyrelsesarbejdet. Vælges perioder af forskellig varighed, kan det således undgås at alle medarbejderrepræsentanter er på valg i samme år.

Én opstillingsliste
Ifølge de tidligere gældende regler skulle kandidater til henholdsvis medarbejderrepræsentant og suppleant, opstilles på to separate lister. Og der blev afholdt separate valg til posterne som henholdsvis repræsentanter og suppleanter.

Bekendtgørelsen har ændret dette system, således at den almindelige regel fremover er, at kandidaterne opføres på én liste. Ved enighed i valgudvalget, henholdsvis koncernvalgudvalget, kan det besluttes, at fravige denne regel.

Hvis den nye regel om én opstillingsliste følges, indebærer dette en helt ny måde at opgøre valgresultatet på. Det antal kandidater der skal vælges, og som har fået flest stemmer, er valgt som medarbejderrepræsentanter.  De øvrige opstillede personer, som har fået mindst én stemme, bliver alle suppleanter. Hvis en medarbejderrepræsentant udtræder i løbet af valgperioden, erstattes han eller hun af den suppleant, der har fået flest stemmer.

Efter de hidtidigt gældende regler var suppleanter valgt som personlige suppleanter for navngivne medarbejderrepræsentanter. Suppleanten med flest stemmer var suppleant for kandidaten med flest stemmer og så fremdeles. Dette system indebar, at der ved udtræden af både medarbejderrepræsentanten og dennes personlige suppleant ikke kunne anvendes andre registrerede suppleanter, men i stedet skulle foretages suppleringsvalg af både en ny medarbejderrepræsentant og en ny suppleant. Det nye system begrænser behovet for at afholde suppleringsvalg ved en medarbejderrepræsentants udtræden af bestyrelsen, idet der vil være en samlet ”pulje” af suppleanter at trække fra ved medarbejderrepræsentanters udtræden. Først når ”puljen” af suppleanter er opbrugt, skal der afholdes suppleringsvalg.

Valgbarhed
Som udgangspunkt er en medarbejder fortsat først valgbar som medarbejderrepræsentant, hvis han eller hun har været ansat i 12 måneder forud for valget. Valgudvalget, henholdsvis koncernvalgudvalget, kan dog nu i enighed beslutte, at en medarbejder er valgbar, selvom vedkommende har været ansat i en kortere periode end 12 måneder.

Fristfravigelser
Alle de kendte frister er som udgangspunkt fastholdt, men kan fraviges i enighed i valgudvalget og koncernvalgudvalget.  Det gælder f.eks. frist for afholdelse af ja/nej-afstemning (senest 6 uger fra kravets modtagelse), gennemførelse af valg (senest 6 måneder efter vedtagelsen af ordningen), offentliggørelse af valgdatoen (mindst 6 og højst 10 uger før den fastsatte valgdato), og indkaldelse af kandidatforslag (mindst 4 uger før valgdatoen).

”Op til”-reglen
Hvis der ikke er opstillet det tilstrækkelige antal kandidater kunne valg efter de tidligere gældende regler slet ikke gennemføres. Efter den nye bekendtgørelse er hovedreglen i stedet, at valget blot gennemføres med det opstillede antal kandidater. Valgudvalget, henholdsvis koncernvalgudvalget kan dog i enighed beslutte at udsætte valghandlingen og opfordre yderligere kandidater til at opstille indenfor en nærmere fastsat frist.

Hvis der nok er opstillet det tilstrækkelige antal kandidater, men konstateres, at der er valgt et mindre antal, end medarbejderne har ret til, kan medarbejderne i valgudvalget, henholdsvis koncernvalgudvalget, i enighed beslutte alligevel at acceptere valget. Det centrale ledelsesorgans medlem i valgudvalget kan ikke protestere herimod, hvilket hænger sammen med, at den nye selskabslov angiver det som en ”ret” for medarbejderne at kunne gennemføre valget med et lavere antal kandidater.

Andre procedureregler
Bekendtgørelsen giver nu specifikt mulighed for at gennemføre elektroniske afstemninger og valg. Der gælder fortsat krav om, at afstemning og valg skal være hemmelige, og det må derfor sikres, at der indlægges tilfredsstillende sikkerhedsprocedurer ved den elektroniske stemmeafgivelse.

Bekendtgørelsen indeholder flere andre steder lignende administrative lettelser, som muliggør en mere fleksibel tilrettelæggelse af valghandlingerne. Af størst praktisk interesse er måske den nye mulighed, hvorefter valgudvalget, henholdsvis koncernvalgudvalget, kan beslutte, at afstemningen gennemføres i en valgperiode, hvor den sidste dag i perioden skal betragtes som valgdatoen ved beregning af frister, der knytter sig til denne dato. Flere selskaber har i praksis efterspurgt denne mulighed.

Direkte og indirekte valg
Valg af koncernrepræsentanter skal fortsat som udgangspunkt ske som indirekte valg via et såkaldt valgmandskollegium. Bekendtgørelsen giver imidlertid nu koncernvalgudvalget mulighed for i enighed at beslutte at afholde direkte valg i stedet.

Udenlandske datterselskaber
Efter de tidligere gældende regler har kun medarbejdere i danske koncernselskaber været valgbare og – via valgmandskollegiet – haft valgret til bestyrelsen i et dansk moderselskab. I koncerner med udenlandske datterselskaber har denne begrænsning ikke umiddelbart forekommet logisk, navnlig ikke hvor antallet af medarbejdere i de udenlandske datterselskaber har været betydeligt og måske ligefrem oversteget antallet af danske medarbejdere.

Selskabsloven giver nu mulighed for at lade udenlandske medarbejdere deltage i koncernrepræsentationsvalget. Det kræves dog, at det besluttes på generalforsamlingen i moderselskabet at udvide kredsen af valgbare og stemmeberettigede til også at omfatte ansatte i et eller flere udenlandske datterselskaber. Beslutning herom træffes med almindeligt stemmeflertal blandt kapitalejerne.

De detaljerede regler om valgets tilrettelæggelse findes i den nye bekendtgørelse. Første skridt efter vedtagelsen af muligheden på selskabets generalforsamling er, at der skal afholdes en ja/nej-afstemning blandt samtlige stemmeberettigede på koncernplan, dvs. både medarbejderne i de danske og de udenlandske datterselskaber. Er der opnået flertal for indførelse af en ordning om udenlandsk koncernrepræsentation, træffer koncernvalgudvalget beslutning om tilrettelæggelsen af efterfølgende valg i udenlandske datterselskaber. I de danske datterselskaber følges bekendtgørelsens procedureregler.

Koncernvalgudvalget skal imidlertid ved tilrettelæggelsen af valget sikre, at medarbejderne i koncernens danske datterselskaber altid har ret til at vælge mindst ét medlem til moderselskabets øverste ledelsesorgan. Hvis medarbejderne i de danske datterselskaber udgør mere end 1/10 af samtlige ansatte, der har valgret i alle koncernens datterselskaber, forøges denne ret og angår da mindst to medlemmer til moderselskabets øverste ledelsesorgan.

Styrelsens tvangsreduktionspraksis
Antallet af medarbejderrepræsentanter ligger fast i hele valgperioden, uanset om antallet af generalforsamlingsvalgte medlemmer i det øverste ledelsesorgan ændres undervejs.  Erhvervs- og Selskabsstyrelsen har imidlertid haft en praksis om, at der skulle ske en tvangsreducering af medarbejderrepræsentanter, såfremt dette var påkrævet for at iagttage reglen i selskabslovens § 120, stk. 1 (tidligere aktieselskabslovens § 49, stk. 6), om at flertallet af bestyrelsens medlemmer altid skal bestå af de generalforsamlingsvalgte medlemmer. Styrelsens tvangsreduktionspraksis er nu indskrevet i bekendtgørelsen, således at den medarbejderrepræsentant, der fik færrest stemmer ved valget, skal fratræde først og så fremdeles. Dog fratræder en eventuel i mellemtiden indtrådt suppleant altid først.

Mulighed for aftalt reduktion
Bekendtgørelsen skaber også mulighed for udenfor tvangsreduktionstilfældene at aftale yderligere reduktion af antallet af medarbejderrepræsentanter i valgperioden ved enighed blandt medarbejderne i valgudvalget, henholdsvis koncernvalgudvalget. I så fald skal fratræden ske efter de samme principper som ved tvangsreduktion.

Omstruktureringstilfælde
Ét af de emner, der traditionelt har givet anledning til mange udfordringer, er behandlingen af eksisterende medarbejderrepræsentationsordninger i omstruktureringstilfælde. Særligt ved fusion, spaltning, virksomheds- og aktieoverdragelse har det været vanskeligt både for selskaber og rådgivere at vide præcist, hvorledes der skal forholdes med eksisterende ordninger og repræsentanter i de involverede selskaber.

Den nye bekendtgørelse indeholder fortsat ingen regler eller vejledning vedrørende omstruktureringstilfældene. Til gengæld har bekendtgørelsen indført en mulighed for, at Erhvervs- og Selskabsstyrelsen kan fravige bekendtgørelsens regler om ja/nej-afstemning, valgbarhed og 3 års reglen for selskabets beståen ved fusion, spaltning og lignende. Det var oprindeligt hensigten, at styrelsen ville udarbejde en egentlig vejledning om omstruktureringstilfældene, men det vides p.t. ikke, om dette fortsat påtænkes.

Ikrafttræden
Den nye bekendtgørelse er trådt i kraft den 1. juli 2010 og skal anvendes på valgprocedurer, der igangsættes den 1. juli 2010 og derefter. Det er offentliggørelsen af valgdatoen, der afgør, om valgproceduren er sat i gang. Valgprocedurer, der er sat i gang inden den 1. juli 2010, skal fortsætte efter de tidligere gældende bekendtgørelser, men valgudvalget, henholdsvis koncernvalgudvalget, kan dog i enighed beslutte, at den nye bekendtgørelse skal anvendes også på sådanne valg.