Evaluering af indkomne tilbud

- forhandling og kontraktindgåelse

Når fristen for indlevering af tilbud er udløbet, skal udbyder bl.a. vurdere om tilbuddene:

• er indkommet rettidigt
• er udformet i overensstemmelse med kravene i udbudsmaterialet
• indeholder forbehold, som medfører, at de ikke kan tages i betragtning.

Herefter skal udbyder vurdere de tilbageværende tilbud i forhold til tildelingskriterierne. Udbyder skal i den forbindelse udarbejde et evalueringskema eller en rapport, så udbyder kan dokumentere, at vurderingen af tilbuddene er sket i forhold til de korrekte kriterier.

Det er vigtigt at være opmærksom på, at det kan have vidtrækkende konsekvenser for en tilbudsgiver, hvis det indsendte tilbud afvises, men udbyder har ikke mulighed for at se bort fra afvigelser i forhold til minimumskrav eller grundlæggende krav til tilbuddets udformning, som udtrykkeligt fremgår af udbudsmaterialet.

overtrædelser af udbudsreglerne

Det er vores erfaring, at der let kan ske overtrædelser af udbudsreglerne, når tilbuddene skal evalueres. Samtidigt skal en ordregiver være opmærksom på reglerne om aktindsigt, således at der samtidigt med evalueringen sikres behørig dokumentation af processen og beslutningerne.

Vi rådgiver derfor ofte om faldgruberne ved denne fase af udbuddet eller bistår med selve evalueringen af de indkomne tilbud.