Svensk rapport: Sådan øger du antallet af tilbudsgivere i dit udbud

EU-Kommissionen har tidligere udtrykt bekymring om, at udbudsprocesserne ikke altid fungerer optimalt, herunder som følge af mangel på konkurrence og frygt for efterfølgende tvister. Den svenske pendant til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, Konkurrensverket, har i den forbindelse fået udarbejdet en rapport, som forsøger at analysere disse to aspekter af udbudsprocessen. Og nu kommer Konkurrensverket også med nogle bud på, hvad ordregivere kan gøre for at imødegå de to problemstillinger og skabe mere effektive udbudsprocesser. Konklusionerne følger her ‒ baggrundsoplysningerne fra rapporten kan læses nedenfor i denne nyhed:

Anbefalinger til ordregivere

Ordregivere kan tage flere momenter i betragtning for at øge konkurrencen (og dermed kvaliteten):

• Brug af indledende markedsdialog og kommunikation til at markedsføre udbuddet
• Afstemning af tildelingskriterier henset til branche
• Fokus på kun at anvende relevante kriterier i udbuddet
• Opdeling af kontrakten i delkontrakter
• Effektiv brug af CPV- og NUTS-koder

Herudover kan risikoen for efterfølgende tvister mindskes ved gode begrundelser samt kommunikation til forbigåede tilbudsgivere.

Konkurrence i udbud

Konkurrencen − herunder antallet af tilbudsgivere − har givetvist en betydning for, hvilken kvalitet og pris en ordregiver opnår i sit udbud. Der er således i analysen eksempler på, at blot én yderligere tilbudsgiver i et tilbud sænker omkostningerne med 5-10 pct. 

I rapporten er (svenske) tilbudsgivere blevet spurgt, hvad der kan afholde dem fra at deltage i et udbud. Her svarer tilbudsgiverne blandt andet: 

• at det er kompliceret 
• at det tager lang tid 
• at der fokuseres for meget på pris 
• at kontrakterne er for store 
• at kravene er for høje eller irrelevante 
• at der er frygt for at udbuddet ikke gennemføres rigtigt og dermed skal gå om.

Flere af disse udsagn angår direkte nogle af de valg og beslutninger, der træffes om selve udbudsprocessens udformning, og som derfor i et vist omgang er udtryk for (rene) ordregiverbeslutninger. 

Herudover viser rapporten, at antallet af tilbudsgivere varierer afhængig af det specifikke udbudsmateriale, herunder tildelings- og egnethedskriterier, typen af udbud, længden af den udbudte kontrakt mv. Det er nok grundlæggende ikke så overraskende. Dog synes rapporten at konkludere, at særligt tildelingskriterierne har forskellig betydning for konkurrencen alt afhængig af hvilken branche, der er tale om. Et udbud i byggebranchen opnår således flere tilbudsgivere, hvis der alene konkurreres på pris, mens der opnås flere tilbudsgivere i et udbud i konsulentbranchen, hvis der konkurreres på både kvalitet og pris. Det svarer vist meget godt til det generelle billede i Danmark også.

Rapporten viser desuden, at det lavpraktiske tidspunkt for offentliggørelsen af udbuddet har betydning: Offentliggørelse i ferier mindsker antallet af tilbudsgivere. Endelig spiller den generelle tillid til ordregiveren en rolle for antallet af deltagere, ligesom markedsdialog og indledende kommunikation og publicering af udbuddet ofte vil øge antallet af tilbudsgivere. 

Efterfølgende tvister

I rapporten gives også nogle bud på, hvordan ordregivere kan mindske risikoen for efterfølgende tvister. Rapporten viser, at gode begrundelser og kommunikation til forbigåede tilbudsgivere mindsker risikoen for tvister. Det er efter vores erfaring helt oplagt rigtigt; en ordentlig og uddybende begrundelse for forholdene omkring et udbud er i sig selv tillidsskabende. Branchen og størrelsen af den udbudte kontrakt viste sig også at have betydning for efterfølgende klager.

Herudover viser rapporten, at risikoen for efterfølgende tvister stiger med antallet af tilbudsgivere, der deltager i et udbud ‒ simpelthen fordi der er flere forbigåede tilbudsgivere. Hvis ordregiver formår at øge konkurrencen og antallet af tilbudsgivere i udbuddet, jf. ovenfor, er det således særlig vigtigt, at ordregiver har fokus på at give tilbudsgiverne ordentlige og uddybende begrundelser for fravalget af en tilbudsgiver.

Man skal dog være opmærksom på, at et udbud ikke er vellykket, blot fordi det har været uden klager. Det vellykkede udbud er således det rigtige indkøb i den rette kvalitet til den rigtige pris.