Gradvis tilbagevenden til arbejdspladsen ‒ ansættelsesretlige og arbejdsmiljømæssige forhold

Den gradvise genåbning af samfundet og retningslinjerne om forebyggelse af smitte med COVID-19 på arbejdspladsen, der i den forbindelse er blevet udarbejdet af myndighederne, stiller store krav til de foranstaltninger som arbejdsgiverne skal iværksætte, førend medarbejderne kan vende tilbage til arbejdspladsen. Endvidere ser det på nuværende tidspunkt ud til, at en del privatansatte medarbejdere i en periode vil fortsætte hjemmearbejdet helt eller delvist, ligesom nye arbejdsmønstre kan opstå. I denne nyhed sætter vi derfor fokus på hvilke arbejdsmiljømæssige overvejelser, man som privat arbejdsgiver skal være opmærksom på ‒ både for de medarbejdere, der forhåbentligt snart vender retur til arbejdspladsen, de medarbejdere der arbejder hjemmefra samt på andre ansættelsesretlige aspekter afledt af medarbejdernes tilbagevenden til arbejdspladsen.

Når medarbejderne vender tilbage til arbejdspladsen

Styrelsen for Patientsikkerhed har i samarbejde med Erhvervsministeriet og Beskæftigelsesministeriet udarbejdet retningslinjer om ansvarlig indretning af kontorarbejdspladser mv. med henblik på en ansvarlig genåbning af Danmark i lyset af udbruddet af COVID-19. 

Læs retningslinjerne 

Anbefaling om fortsat hjemmearbejde

Myndighederne anbefaler, at medarbejdere i den private sektor fortsat arbejder hjemme foreløbigt frem til den 10. maj 2020, såfremt det kan ske uden negativ betydning for værdiskabelsen og produktiviteten hos den enkelte arbejdsgiver. Udmøntningen af denne anbefaling vil komme an på forholdene på den enkelte arbejdsplads, og det er fortsat den enkelte arbejdsgiver, der bestemmer, hvorvidt en medarbejder skal arbejde hjemmefra eller ej. 

 

Genåbning af arbejdspladser

Myndighedernes retningslinjer om genåbning af arbejdspladser er delt op i tre kategorier, der stiller krav til: 

  • tilrettelæggelse af arbejdet (f.eks. min. 2 meters afstand samt forskudte mødetidspunkter)
  • indretning af arbejdspladsen
  • adfærd og hygiejne blandt medarbejderne. 


Forebyggelse af smittespredning på arbejdspladser vil være en del af Arbejdstilsynets tilsynsindsats, og Arbejdstilsynet har siden den 14. april 2020 øget sit tilsyn i udvalgte brancher (se hvilke her). Arbejdstilsynet har dog samtidig oplyst, at de tilsynsførende under besøget vil tage særlige hensyn til den situation, den pågældende arbejdsplads befinder sig i. 

Arbejdsgivere bør derudover overveje relevante begrænsninger for medarbejderes (manglende) fremmøde på arbejde, såfremt de har været i tæt kontakt med personer, der er smittede med COVID-19, f.eks. medarbejderens ægtefælle. Sikring af dette nødvendiggør retningslinjer i virksomheden om, hvordan man som medarbejder skal forholde sig i en sådan situation ‒ f.eks. at en medarbejder har pligt til straks at oplyse det til sin arbejdsgiver, såfremt medarbejderen har været i tæt kontakt med en COVID-19 smittet person, således at nødvendige foranstaltninger kan træffes. Indsamling og behandling af oplysninger om den enkelte medarbejders sygdom skal ske i overensstemmelse med de persondataretlige regler herom. 


Læs også vores tidligere nyhedsbrev om dette

Hvis der er medarbejdere, der i forbindelse med COVID-19 har været hjemsendte, kan disse som udgangspunkt indkaldes til at møde på arbejde igen med dags varsel, med mindre andet er aftalt i forbindelse med hjemsendelsen. 

 

Håndtering af særlige risikogrupper blandt medarbejderne

På trods af arbejdsgiverens opfyldelse af effektive foranstaltninger til at forebygge smitterisikoen på arbejdspladsen i forbindelse med genåbning, kan der opstå særlige tvivlsspørgsmål i relation til håndtering af medarbejdere i særlige risikogrupper. Nogle medarbejdere vil være i en særlig risikogruppe som defineret af sundhedsmyndighederne, f.eks. fordi de lider af visse kroniske sygdomme eller har nedsat immunforsvar på grund af anden sygdom. Derudover er gravide (ud fra et forsigtighedsprincip) på nuværende tidspunkt at anse for at være i den særlige risikogruppe.  

 

En arbejdsgiver vil ikke nødvendigvis være bekendt med, hvorvidt medarbejdere tilhører en særlig risikogruppe. Medarbejdere må derfor af egen drift meddele deres arbejdsgiver, hvis de er i en særlig risikogruppe, og dette er relevant i forbindelse med COVID-19. 

Medarbejdere, der er i en særlig risikogruppe, kan som udgangspunkt ikke nægte at møde på arbejde i forbindelse med genåbning af arbejdspladsen, hvis arbejdsgiver iagttager ovennævnte arbejdsmiljømæssige forholdsregler. Hvis en medarbejder nægter at være fysisk til stede på arbejdspladsen og deltage i møder mv., og der ikke foreligger lægelig dokumentation for sygdom, vil en sådan nægtelse som udgangspunkt udgøre ulovlig arbejdsvægring, der efter omstændighederne kan begrunde ansættelsesretlig sanktionering. Det er dog vores anbefaling, at der indgås en dialog mellem arbejdsgiver og medarbejdere i den særlige risikogruppe med henblik på at finde fælles løsninger indenfor rammerne af virksomhedens behov.

Endvidere blev regeringen og Folketingets partier den 18. april 2020 enige om at undersøge, hvorvidt der inden for en reserve på 200 mio. kroner kan findes en løsning for personer, der har vanskeligt ved at møde fysisk på arbejde, fordi de tilhører en særlig risikogruppe. I aftalen, der kan tilgås på Erhvervsministeriets hjemmeside, oplyses at der blandt andet udestår at sikre en målrettet sundhedsfaglig afgrænsning af målgruppen og en mulig administrationsmodel. Kromann Reumert følger udviklingen.  

COVID-19 som arbejdsskade

Beskæftigelsesministeriet har den 21. april 2020 offentliggjort en vejledning til vurdering af arbejdsskadesager om syg-dom med COVID-19. En medarbejder kan således få anerkendt COVID-19 som en arbejdsskade (erhvervssygdom eller arbejdsulykke), hvis det kan sandsynliggøres, at medarbejderen har været udsat for en konkret smitte i forbindelse med arbejdet og efterfølgende er blevet syg, eller hvis medarbejderen har været udsat for smitterisiko over en periode i forbindelse med sit arbejde og efterfølgende er blevet syg. Vejledningen beskriver de nærmere betingelser for, at COVID-19 kan anerkendes som en arbejdsskade samt muligheden for erstatning. 

Læs vejledningen.

Børnepasning og hjemmeskole

I forbindelse med genåbning af arbejdspladser, vil det formentligt fortsat være således, at nogle medarbejdere endnu ikke har fået tilbudt fuld pasning i daginstitution af deres yngre børn. Derudover kan medarbejdere med børn i 6. klasse og derover endnu ikke sende deres børn i skole, og kan dermed fortsat have behov for at passe og undervise børnene hjemme.

Det er som udgangspunkt arbejdsgiveren uvedkommende, at medarbejdere ikke kan finde alternativ pasning til deres børn, og en medarbejders vægring mod at møde på arbejde på grund af pasningsproblemer kan ultimativt medføre bortvisning. Givet de helt ekstraordinære omstændigheder som COVID-19 har medført, er det dog vores anbefaling, at arbejdsgivere og medarbejdere søger at etablere løsninger med respekt af virksomhedens krav på og behov for arbejdskraften. 

EU-retningslinjer for en sikker genåbning af arbejdspladsen 

Det Europæiske Miljøagentur (EU-OSHA) har i samarbejde med Europa-Kommissionen den 24. april 2020 offentliggjort et sæt ikke-bindende retningslinjer for genåbning af arbejdspladsen. Retningslinjerne vil blive opdateret regelmæssigt efterhånden som situationen udvikler sig. 

Retningslinjerne indeholder eksempler på en række generelle tiltag der, afhængig af den konkrete arbejdssituation, kan hjælpe arbejdsgivere med at sikre et sundt og sikkert arbejdsmiljø i forbindelse med genåbning af arbejdspladsen. Endvidere indeholder retningslinjerne links til sektorspecifikke retningslinjer relateret til COVID-19 for en række lande indenfor blandt andet byggebranchen, retail, fødevarer m.v. 

 

Smitterisiko fra medarbejdere, der pendler til og fra Danmark

Beskæftigelsesministeriet har den 24. april 2020 udsendt en pressemeddelelse vedrørende arbejdsmiljø og smittefare fra vandrende arbejdstagere. Konkret har regeringen fremlagt syv initiativer, der skal mindske risikoen for, at vandrende arbejdstagere kan tage COVID-19 smitte med, når de pendler til og fra Danmark for at arbejde. Blandt andet nedsættes der en task force med deltagelse af arbejdsmarkedets parter med fokus på COVID-19 smitte og med særligt fokus på brancher med vandrende arbejdskraft. 

Læs om alle syv initiativer

Arbejdsmiljø på hjemmekontoret 

Det påhviler generelt en arbejdsgiver at sikre, at medarbejdernes arbejdsforhold er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige. Denne pligt gælder også, når medarbejderne arbejder hjemmefra ‒ dog gælder visse regler kun i begrænset omfang, f.eks. reglerne om arbejdsstedets indretning.

Arbejdsgivere bør i samarbejde med medarbejderen fortsat være opmærksomme på, om arbejdsforholdene på hjemmearbejdspladsen er forsvarlige. Medarbejderen bærer i den praktiske virkelighed en stor del af ansvaret for dialogen herom, da arbejdsgiveren ikke har adgang til hjemmet og ikke løbende kan følge op på arbejdsstedets indretning mv. 

Når arbejdet foregår hjemme i hele arbejdstiden er udgangspunktet blandt andet, at inventaret på hjemmearbejdspladsen skal passe til den konkrete medarbejder, og at arbejde foran en skærm skal tilrettelægges, så det regelmæssigt bliver afbrudt af andet arbejde eller pauser. Derudover gælder reglerne om hvileperiode og fridøgn fortsat. 

Arbejdstilsynet har den 14. marts 2020 udtalt, at kravene til hjemmearbejdspladser også gælder under de aktuelle omstændigheder, men som følge af at den aktuelle situation forventes at vare i en begrænset periode, opfordres der til samarbejde om at finde gode, midlertidige løsninger. Arbejdstilsynet udfører normalt ikke tilsyn i medarbejderes private hjem.

Arbejdstilsynet anbefaler, at man som arbejdsgiver tager initiativ til en dialog med den enkelte medarbejder for at klarlægge, om medarbejderen oplever nogen gener i forbindelse med hjemmearbejdet. Med afsæt i dette kan der afsøges mulighed for midlertidige løsninger, f.eks. at medarbejderen i en periode må tage arbejdsudstyr fra arbejdspladsen med hjem. 

At arbejde hjemmefra på ubestemt tid kan for nogle medarbejdere føles ensomt og påvirke medarbejderen mentalt. Et fokus for hjemmearbejdspladser kan derfor bestå i at etablere rammer for digital kontakt, sådan at medarbejderne stadig oplever social kontakt med kolleger. Et simpelt tiltag kan være retningslinjer om, at opkald, hvor det er muligt, skal foregå som videokald. 

En arbejdspladsvurdering skal også omfatte hjemmearbejdspladser. Arbejdstilsynet har samlet svar på hyppige spørgsmål om COVID-19, hvor det fremgår, at reglerne om arbejdspladsvurdering fortsat gælder på trods af COVID-19. 

Læs de hyppigste spørgsmål og svar.

Den nuværende situation med hjemmearbejde, giver et andet risikobillede i forbindelse med håndtering af personoplysninger end ved arbejde fra arbejdspladsens normale faciliteter. Det rejser nogle databeskyttelsesretlige spørgsmål om sikkerhed. Læs nærmere om personoplysninger og hjemmearbejde i lyset af COVID-19 og vores anbefalinger til håndtering af situationen i vores tidligere nyhed.

 

Mentale følger af COVID-19 ‒ stress- og angstramte medarbejdere

COVID-19 har på meget kort tid vendt op og ned på hverdagen, og medarbejdere kan være påvirkede af at have oplevet stor utryghed eller angst som følge af de pludselige og store samfundsmæssige forandringer. Der kan derfor være medarbejdere, som ikke tilhører en særlig risikogruppe, men som alligevel føler sig utrygge ved at vende tilbage til arbejdspladsen, på trods af foranstaltninger til at forebygge smitte.  

I kølvandet på COVID-19 kan der derfor være et øget behov for, at ledelsen har særligt fokus på stress- og/eller angstramte medarbejdere, der føler sig utrygge ved at vende tilbage til arbejdspladsen eller i øvrigt har trivselsproblemer som følge af de forandrede arbejdsvilkår. En tydelig ledelsesmæssig kommunikation og beredskab til at håndtere de problemer, der måtte opstå, vil i denne forbindelse være anbefalelsesværdig. I mere alvorlige tilfælde kan der desuden gennem pensions- eller forsikringsordninger være adgang til psykologhjælp og lignende tiltag. 

 

Vores rådgivning

Vores team af specialister står klar til at yde rådgivning om de mange konkrete juridiske spørgsmål og problemstillinger, der måtte opstå i relation til genåbning af arbejdspladser og hjemmearbejde, herunder hvor virksomheder måtte ønske at gentænke ellers anvendte arbejdsmønstre og principper for distancearbejde i lyset af de allerede indhøstede erfaringer.