Bedre udbud giver bedre tilbud

Sådan lyder budskabet fra en række leverandører af IT-ydelser til det offentlige, som Kromann Reumert har gennemført en survey iblandt. Leverandørerne efterspørger: 1) tydelige prioriteringer 2) et gennemarbejdet og fokuseret udbudsmateriale 3) fyldestgørende baggrundsinformation 4) reelle forhandlinger og 5) ordentlig behandling. I denne nyhed giver vi dig overblik over surveyen og dens resultater.
Kromann Reumert gennemførte for nylig en survey blandt en række leverandører af IT-ydelser. I surveyen spurgte vi ind til leverandørernes oplevelser i offentlige udbud. Leverandørerne oplever, at offentlige udbud fremmer ligebehandlingen, men leverandørernes svar gør det samtidig klart, at der er plads til forbedringer.

1) Tydelige prioriteringer fra ordregiver er afgørende for udarbejdelsen af tilbud og fremmer samarbejdet under kontrakten

Samtlige adspurgte i surveyen svarede, at det i høj grad er vigtigt at kende kundens prioriterede ønsker for leverancen, når tilbudsudarbejdelsen påbegyndes. Samtidig peger mere end halvdelen af de adspurgte på princippet om "styring efter fælles mål og efter de vigtigste forretningsmæssige behov" som dét af de 7 principper i kodeks for det gode leverandørsamarbejde, der er mest afgørende for et godt samarbejde, efter kontrakten er indgået. I en ny dom fra Norge var kundens prioriteringer centrale for bedømmelsen af ansvaret i et forsinket IT-projekt (Oslo Tingretts dom den 31. januar 2020 i sagen Samferdselsdepartementet mod IBM; Grindgut-dommen). Domstolen pegede på, at de forskellige prioriteringer af kvalitet overfor tid, som kunden gav udtryk for undervejs (og ikke havde kommunikeret fra starten) i "betydelig grad" prægede samarbejdet, herunder hvordan parterne forholdt sig til kravspecifikationen og gennemførelsen af projek-tet. Det norske vejvæsen blev dømt til at betale leverandøren et trecifret millionbeløb.

For at tilbudsgiverne bedst muligt kan imødekomme ordregivers behov (både i udbudsprocessen og efter kontrakten er indgået), er det afgørende, at ordregiver gør sine prioriteringer tydelige for tilbudsgiverne. 

2) Et gennemarbejdet og fokuseret udbudsmateriale letter udarbejdelsen af tilbud ‒ og den efterfølgende contract management

Mere end 50 % af de adspurgte oplever, at udbudsmaterialet er svært at forstå eller hænger dårligt sammen, og at offentlige udbud er for ressourcekrævende. Mere end 80 % af de adspurgte ønsker, at ordregivere generelt reducerer antallet af krav og i stedet synliggør, hvilke krav der er de væsentligste, ligesom næsten 70 % ønsker, at beskrivelsen af kravene forenkles. 

Det er oplagt, at inkonsistente, omfattende og komplicerede krav driver omkostninger og besværliggør udarbejdelsen af tilbud og den efterfølgende contract management. Ordregivere bør ved udarbejdelse af udbudsmaterialet fokusere på det væsentlige og sikre, at kontrakten giver mulighed for (både aftale- og udbudsretlig) håndtering af uforudsete eller mindre væsentlige forhold, f.eks. gennem ændringer, videreudvikling, projektregulering mv. 

3) Fyldestgørende baggrundsinformation giver bedre priser og sikrer ligebehandling

På spørgsmålet "Hvor ofte indeholder det udbudsmateriale, som du har set, en udførlig baseline?" svarer 46,2 % "Engang imellem", mens 38,5 % svarer "Sjældent" ‒ kun 7,7 % svarer "Ofte". Baggrundsviden om den udbudte ydelse, f.eks. i forhold til den sammenhæng den skal indgå i, er afgørende for tilbudsgiveres mulighed for at prissætte ydelsen korrekt. Når der ikke oplyses en udførlig baseline, er tilbudsgiverne nødt til at tillægge deres tilbudspris en "buffer", så de ikke risikerer at tabe penge, fordi ordregivers behov viser sig anerledes end forventet. 

Det vil være godt givet ud for ordregivere at bruge ekstra tid på at udarbejde en udførlig baseline, så tilbudsgiverne får mulighed for at tilbyde en skarpere pris. Ofte vil det også være en forudsætning for at sikre, at den eksisterende leverandør ikke får en utilbørlig fordel. I sidste ende er der kun én til at betale regningen, og det er ordregiver.

4) Reelle forhandlinger er win-win for alle

Leverandørerne foretrækker udbud med forhandling og mener, at de fleksible udbudsprocedurer giver øget værdi for både tilbudsgivere og ordregivere. Ca. 60 % af de adspurgte mener dog, at der i udbudsprocesser mangler mulighed for reelle forhandlinger. Der mangler "en reel vilje til at drøfte rimelighed eller konsekvenser", som én af de adspurgte udtrykker det. Det er særligt kritisk, eftersom ca. 85 % af de adspurgte peger på "overregulering i forhold til kontraktværdien" som en af de største udfordringer.

De gældende udbudsregler begrænser muligheden for ændringer i udbudsmaterialet ‒ f.eks. hvad angår grundlæggende elementer ‒ men ordregivere kan i mange tilfælde tilrettelægge udbuddene mere fleksibelt, end det sker i dag. Opfordringen må således lyde, at ordregivere i endnu højere grad anvender udbud med forhandling og konkurrencepræget dialog, og at der i anvendelsen af disse procedurer er fokus på reelt at udnytte fleksibiliteten i processen ved ikke at stille for mange ufravigelige krav og ved rent faktisk at lytte til tilbudsgivernes input. Tilbudsgiverne ved hvilke krav og vilkår, der koster unødigt. Dén viden skal ordregiver udnytte. Det er win-win for alle.

5) Ordentlig behandling fremmer udbudsprocessen ‒ nu og i fremtiden

Selv om en offentlig udbudsproces i vidt omfang er lagt i rammer fra lovgivers side, bør ordregiver huske på, at det er mennesker, der sidder i den anden ende, og at tilbudsgiverne afsætter meget tid og mange ressourcer til at deltage i processerne. Tilbudsgiverne fortjener at blive behandlet ordentligt, og lidt ekstra imødekommenhed kan gøre underværker for deres oplevelse. En leverandør fremhæver følgende som en positiv oplevelse: "Der var en projektleder, der havde respekt for leverandørerne og behandlede dem ordentlig… ikke noget specielt, men bare det at meddele når afgørelsen blev forsinket og ringe rundt, da afgørelsen var truffet. Det er bare så sjældent, at der skal ikke meget til for at være langt foran resten."

En proces hvor ordregivers prioriteter er tydelige, hvor materialet er gennemarbejdet og fokuseret med fyldestgørende baggrundsinformation, og som tillader reelle forhandlinger med tilbudsgiverne, giver de bedste forudsætninger for et godt tilbud og et godt kontraktforløb. Hvis ordregiver tilmed har fokus på at orientere tilbudsgiverne om udviklingen undervejs i processen er chancen for, at tilbudsgiverne går fra udbuddet med en positiv oplevelse og lyst til at deltage i fremtidige udbud større - også selvom de ikke vandt kontrakten i denne omgang. Og ordregiver vil være "langt foran resten".
   
Kromann Reumerts udbudsteam står til rådighed, hvis du og din virksomhed ønsker rådgivning til den gode udbudsproces.