Ledelsesansvar i almene boligorganisationer ‒ øget fokus på compliance

Ledelsesansvar i almene boligorganisationer

Ledelsen i en almen boligorganisation kan ‒ ligesom i kapitalselskaber ‒ bestå af en direktion og en bestyrelse, som forvalter ganske betydelige beløb. Bestyrelsen består imidlertid ‒ i modsætning til kapitalselskaber ‒ af medlemmer, som er ulønnede eller alene beskedent lønnede, og bestyrelsesarbejdet udføres primært ud fra sociale og ideelle hensyn. Udgangspunktet er på trods heraf, at bestyrelsens ledelses- og erstatningsansvar bedømmes på samme måde som det tilsvarende ansvar for bestyrelser i erhvervsdrivende kapitalselskaber, såvel over for boligforeningen selv som over for tredjemand. 

Vurderingen af et potentielt erstatningsansvar er konkret og individuel, og den foretages på grundlag af dansk rets almindelige erstatningsregler, herunder den almindelige culparegel. Heri ligger det helt centrale krav, at der skal være tale om en uforsvarlig adfærd. For almene boligforeninger betyder det, at der blandt andet kigges på, om det enkelte ledelsesmedlem har iagttaget sine almindelige pligter og opgaver som ledelsesmedlem og udvist den adfærd og efterlevet de krav, som man med rimelighed kan kræve af et ledelsesmedlem i en almen boligorganisation. 

Bestyrelsens opgaver og pligter reguleres i almenboligloven og bekendtgørelser og er supplerende beskrevet i vejledninger på det almenboligretlige område, ligesom vedtægter, forretningsorden m.v. kan beskrive bestyrelsens opgaver. 

Bestyrelsen har ansvaret for den overordnede ledelse og drift af boligorganisationen og dens afdelinger. Heri ligger, at bestyrelsen skal sikre, at boligorganisationen og dens afdelinger organiseres og tilrettelægges effektivt og forsvarligt.

Bestyrelsens ansvar udmønter sig blandt andet i en række konkrete handlepligter. Bestyrelsen skal eksempelvis sikre at:

• den daglige administration sker i overensstemmelse med de gældende regler
• der udøves god økonomistyring og egenkontrol
• kvalitet og effektivitet fremmes
• der sker tilbagevendende gennemgang af forretningsområderne i boligorganisationen
• der foreligger skriftlige forretningsgange på alle væsentlige driftsområder i boligorganisationen
• driften sker efter rationelle administrationsmetoder
• at revisionsprotokollen bliver gennemgået nøje, og at der gribes ind over for væsentlige problemer i revisionsprotokollen m.v. 

Bestyrelsen ansætter ofte en direktør til at stå for den daglige ledelse af boligorganisationen og dens afdelinger. Direktørens opgaver og ansvar vil følge af direktørkontrakten og de almindelige principper for ansvarsdelingen mellem en direktør og en bestyrelse. 

Hvis bestyrelsen eller direktøren findes at have handlet ansvarspådragende, kan der efter omstændighederne blive tale om et erstatningsansvar, hvis de almindelige erstatningsbetingelser er opfyldt, herunder at boligorganisationen eller afdelingerne har lidt tab, og at der er den nødvendige sammenhæng mellem den ansvarspådragende handling og det indtrådte tab. I praksis kan det være svært at vurdere disse situationer. 

At man eksempelvis træffer en beslutning, der viser sig at være tabsgivende for boligforeningen, er dog ikke ensbetydende med, at der ifaldes et ledelsesansvar, når beslutningen er foretaget i boligforeningens interesse og på et tilstrækkeligt oplyst grundlag. 

Reglerne om ledelsesansvar bør derfor ikke afskrække eller hæmme deltagelse i eller udøvelse af bestyrelsesarbejdet, heller ikke i den almene sektor. Omvendt er det vigtigt at tilrettelægge og udøve ledelsesmæssige opgaver og pligter på en grundig, effektiv og forsvarlig måde, også i den almene sektor, og at lære af de kedelige eksempler og sager, der har været fremme i offentligheden. 

Tilsyn med almene boligorganisationer

Almene boligorganisationer adskiller sig fra traditionelle erhvervsdrivende kapitalselskaber i relation til kontrol og tilsyn. Almene boligorganisationer er således underlagt et kommunalt tilsyn, blandt andet fordi der er offentlige midler indblandet i driften.

Rammerne for det kommunale tilsyn fremgår af almenboligloven og underliggende bekendtgørelser, ligesom tilsynet skal udøves i overensstemmelse med de forvaltningsretlige regler og principper, herunder sagsoplysning, partshøring, begrundelse, proportionalitet, magtfordrejning m.v.

Tilsynsvirksomheden skal som udgangspunkt ske i form af dialog og samarbejde. Det indledningsvise sigte er således at forebygge og undgå problemer. Hvis problemerne imidlertid skulle opstå, er det også en del af tilsynsvirksomheden at sikre, at driften i boligorganisationen og dens afdelinger sker i overensstemmelse med de almenboligretlige regler. 

Tilsynssagerne opstår i praksis på flere måder, eksempelvis ved at tilsynet bliver bekendt med mulige uregelmæssigheder via beboere, afdelingsbestyrelser eller hovedorganisationen. Hvis der er grundlag for at starte en egentlig sag, påbegyndes den af tilsynet. De almene boligorganisationer skal i den forbindelse levere dokumentationsmateriale m.v. til brug for tilsynsundersøgelsen. 

Hvis tilsynet kommer frem til, at de almenboligretlige regler er overtrådt, kan tilsynet reagere over for den almene boligorganisation. Tilsynet har i den forbindelse en række muligheder, som alle er underlagt krav om, at reaktionen skal være proportional med overtrædelsen.

Øget fokus i den almene sektor

Det er vores oplevelse, at der er forøget fokus på den almene sektor. Det kommer blandt andet til udtryk i form af midler og muligheder for at stimulere alment byggeri, men også i form af et øget fokus på tilsyn med den almene sektor med heraf afledede tilsynssager. 

Det øgede fokus er rettet mod konkrete handlinger og forløb i driften, men også mod den måde hvorpå boligorganisationerne har indrettet sig, herunder hvilke interne procedurer, kontroller, forretningsgange m.v. boligorganisationerne har implementeret til sikring af en effektiv og forsvarlig drift. 

Det er vores forventning, at den almene sektor fortsat og i stigende grad vil være i fokus ‒ både fra politisk og tilsynenes side ‒ (blandt andet) med den konsekvens, at vi vil se en stigning i antallet af tilsynssager om de almene boligorganisationers compliance med de almenboligretlige regler. 

Anbefaling

Ledelsen i almene boligorganisationer bør løbende vurdere, om der er etableret den fornødne organisation, forholdsregler og procedurer i forbindelse med driften, for eksempel om:

• der er overblik over organisationsstrukturen og forretningsgangene i boligorganisationen
• der foreligger skriftlige forretningsgange på alle væsentlige områder, samt om de sikrer en forsvarlig drift
• de økonomiske dispositioner i boligforeningen sker efter sikre procedurer og efter fornødne godkendelser 
• der sker tilstrækkelig dialog, kontrol og opfølgning mellem bestyrelse og direktion samt om opgavefordelingen er klart afgrænset
• der er klare retningslinjer og kontroller for indkøb
• dokumenter, aftaler m.v. journaliseres og arkiveres forsvarligt
• der sker hurtig reaktion over for konkrete uregelmæssigheder i driften, herunder sikring af at forhold ikke gentager sig.

Konstateres der risici eller mangler, skal disse imødegås og rettes bedst muligt.

Nogle af de initiativer, som er under udbredelse i den almene sektor, er de såkaldte whistleblowerordninger, uddannelseskurser for bestyrelser samt etablering af nye interne compliancekontroller. 

Afhængigt af den almene boligorganisations organisering kan der være større eller mindre behov for at genbesøge og eventuelt revidere organiseringen.

Herudover bør tilsynene og de almene boligorganisationer intensivere samarbejdet med henblik på en god, sund og forsvarlig drift. 

Du er velkommen til at tage fat i en af vores specialister for nærmere drøftelse.