Nye midlertidige regler om forlænget frist for indsendelse af årsrapporter

Opdatering den 5. maj 2020: Siden offentliggørelsen af denne nyhed kan der være sket ændringer til forsamlingsforbuddet (der løbende justeres). Derudover er der indført mulighed for afholdelse af fuld elektronisk generalforsamling (uden at der er hjemmel til dette i vedtægterne), og der er kommet nye midlertidige regler vedrørende fristen for indlevering af årsrapporter - læs om dette i vores nyhed fra den 8. april 2020.

Bekendtgørelsen indfører en dispensationsadgang, således at selskaber skal indsende årsrapporten senest 8 uger efter ophør af det nuværende forbud mod afholdelse og deltagelse i større forsamlinger, arrangementer mv. (det såkaldte "Forsamlingsforbud" ‒ læs evt. mere om forbuddets generelle betydning for afholdelse af generalforsamlinger i vores nyhed fra den 13. marts 2020). 

Adgangen til at udskyde indsendelsen af årsrapporten forudsætter at:

• generalforsamlingen ikke allerede har været afholdt (hvor årsrapporten blev godkendt)
• selskabet har flere ejere, end der lovligt må deltage i forsamlinger under Forsamlingsforbuddet, hvilket på nuværende tidspunkt er 10 personer
• selskabet ikke har mulighed for afholdelse af en fuldstændig elektronisk generalforsamling pga. manglende bestemmelse herom i vedtægterne

Ovenstående gælder selskaber omfattet af årsregnskabslovens § 138, mens eksempelvis finansielle virksomheder, investeringsforeninger, alternative investeringsfonde mv. kan sende en anmodning til Finanstilsynet om fravigelse af indlevering af årsrapporten, hvis det vil være umuligt eller uforholdsmæssigt vanskeligt at opfylde pligten for det pågældende selskab. Finanstilsynet har i dag udsendt et nyhedsbrev om, at Finanstilsynet, hvor det er muligt, vil dispensere for administrative regler, som de finansielle virksomheder oplever problemer med som følge af situationen med COVID-19.

Forudsætning at ejerkredsen har flere end 10 ejere, men...

Dispensationsadgangen forudsætter, at selskabet har en ejerkreds på flere end 10 ejere. Det er vores vurdering, at selskaber med en mindre ejerkreds ofte kan komme i den situation, at der vil være  flere end 10 deltagere ved generalforsamlingen som enten har ret eller pligt til at være tilstede, fordi: 

i. der skal være en dirigent

ii. der skal være en passende repræsentation fra ledelsen i selskabet

iii. revisor har ret til at være tilstede, og har pligt til at være det, såfremt bare én kapitalejer anmoder om det - eller hvis der er tale om et børsnoteret selskab

iv. alle kapitalejere eller fuldmægtige har ret til at møde sammen med en rådgiver.

Der kan således sagtens være selskaber med en mindre ejerkreds, der kan få problemer med at få indsendt årsrapporten rettidigt, fordi de ikke nødvendigvis kan afvikle generalforsamlingen med max 10 deltagere og dispensationsadgangen ikke omfatter dem. 

Vedtægter med måneds/datobestemte frister 

Mange selskaber skal ifølge deres vedtægter afholde generalforsamlingen inden en specifik dato eller måned (eksempelvis inden udgangen af april måned). Disse selskaber har stadig adgang til dispensationen for indlevering af årsrapporten, idet det følger af bekendtgørelsen, at dispensationen gælder uanset om vedtægterne bestemmer en kortere frist eller tidligere tidspunkt for afholdelse af generalforsamlingen. Dermed får dispensationsadgangen, som er hjemlet i Epidemiloven, forrang for selskabernes vedtæger for så vidt angår indleveringen af en godkendt årsrapport. Hverken den nye bekendtgørelse eller epidemiloven indeholder dog en ret til, at selskaber kan fravige den vedtægtsmæssige frist for afholdelse af den ordinære generalforsamling. Vi forventer, at der i den kommende tid vil blive fremsat et lovforslag, der vil indeholde en sådan adgang.

Der kan fortsat være et behov for at afholde generalforsamlingen som planlagt

Selskaber kan have behov for at afholde den ordinære generalforsamling som planlagt af andre årsager end overholdelse af fristen for indlevering af årsrapport. Det vil derfor være en god løsning, hvis der også blev givet mulighed for afholdelse af fuld elektronisk generalforsamling uanset, at vedtægterne ikke indeholder hjemmel til det. På den måde kan generalforsamlingen afholdes forsvarligt uden overtrædelse af Forsamlingsforbuddet - uanset om dette endnu ikke måtte være løftet. En sådan ændring vil kræve et lovforslag om ændring af selskabsloven. 

Eksempler på situationer, hvor der kan være et behov for at kunne afholde generalforsamlingen rettidigt kan være:

• Udløb af bemyndigelser til bestyrelsen til at forhøje selskabskapitalen
• En storaktionær som har et behov for at modtage udbytte (herunder i tilfælde af likviditetsvanskeligheder som følge af COVID-19 situationen) 
• Valg af et eller flere nye ledelsesmedlemmer - eksempelvis i tilfælde af, at formanden skal fratræde pga. sygdom eller af andre årsager.

Godkendelse af vederlagspolitikker

De noterede selskaber, som har godkendelse af en vederlagspolitik på dagsordenen, skal være opmærksom på, at hvis vederlagspolitikken indeholder ændringer i forhold til selskabets nuværende retningslinjer for incitamentsaflønning, så kan selskabet ikke begynde at aflønne i forhold til forslaget til den nye vederlagspolitik før generalforsamlingen har været afholdt og vederlagspolitikken er godkendt. Det noterede selskab skal dermed aflønne ledelsen i henhold til de eksisterende retningslinjer indtil en ny vederlagspolitik er vedtaget.

Skal man afholde eller aflyse den planlagte ordinære generalforsamling?

Vi anbefaler, at de selskaber der endnu ikke har afholdt deres ordinære generalforsamling, og som opfylder kriterierne for dispensationsadgangen for indleveringen af årsrapporten, gør sig nøje overvejelser om, hvad der er i selskabets og aktionærernes bedste interesse i forhold til afholdelsen af generalforsamlingen - om denne skal afholdes hurtigst muligt (forudsat at det kan lade sig gøre), eller udskydes. Man bør i den sammenhæng overveje om generalforsamlingen kan afholdes på forsvarlig vis, eksempelvis ved at fordele deltagerne i forskellige rum, således at der ikke på noget tidspunkt er mere end 10 personer i samme rum. Dette kræver en nøje gennemgang af praktikken for afviklingen af den konkrete generalforsamling, herunder en vurdering af hvor mange deltagere, der som minimum er nødt til at være tilstede i de enkelte rum som ikke er kapitalejere.

Kromann Reumert har nedsat en COVID-19 Task Force bestående af en række specialister, som står klar til at rådgive dig og din virksomhed om COVID-19 spørgsmål.

Læs bekendtgørelsen.