Evaluering i udbud med mange varelinjer

Skal ordregiver angive den estimerede indkøbsvolumen i udbud af store varelinjer, eller er det nok at vægte varelinjerne? Det har Klagenævnet for Udbud taget stilling til i en vigtig kendelse, som du kan blive klogere på i denne nyhed.
Klagenævnet for Udbuds kendelse den 18. maj 2021: Tress A/S mod Næstved Kommune m.fl. 

Kort om sagen

Næstved Kommune udbød sammen med en række sjællandske kommuner i efteråret 2020 en rammeaftale om sport- og motorikartikler til skoler og daginstitutioner, herunder udstyr til løb, spring, kast og boldspil på baner − eksempelvis mål, net og bolde. Udbuddet vedrørte i alt 139 specificerede artikler.

Hver artikel − og den pris, som tilbudsgiverne afgav − blev vægtet i intervallet 0,05-5. Eksempelvis havde en ærtepose med en anslået anskaffelsesværdi på tre kroner en vægtning på 5 og et fodboldmål med en anslået anskaffelsesværdi på 4.122 kroner en vægtning på 0,06. Kommunerne angav til gengæld ikke de forventede forbrugsmængder i rammeaftalens løbetid.

Tress A/S vandt ikke udbuddet, men klagede til Klagenævnet for Udbud med påstand om, at evalueringsmodellen var uigennemsigtig og ikke egnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud. 

Hovedargumentet var baseret på, at kommunerne ikke havde angivet de forventede/skønnede forbrugsmængder i rammeaftalens løbetid eller i øvrigt givet en beskrivelse af, hvordan de var kommet frem til de oplyste vægtninger for de forskellige artikler. Under klagesagen kom det til gengæld frem, at kommunens oplyste vægtninger netop var et udtryk for kommunens forventede forbrugsmængder; men det fremgik altså ikke af udbudsmaterialet.

Klagenævnet for Udbuds kendelse

Klagenævnet slog indledende fast, at det ved et udbud med mange varelinjer er et krav, at ordregiver foretager en evaluering, der er repræsentativ i forhold til det forventede indkøb. Nævnet anførte dernæst, at dette kan ske ved at inddrage et skønnet indkøbsbehov eller ved at foretage en vægtning af hver enkelt varelinje. 

Klagenævnet udtalte herefter, at kommunerne godt nok ikke havde angivet en forventet indkøbsvolumen, men at vægtningerne netop var udtryk for kommunernes forventning til indkøbet på rammeaftalen. Det havde ikke betydning, at kommunen ikke havde beskrevet baggrunden for vægtningerne i udbudsmaterialet, ligesom den konkrete vægtning var overladt til ordregivers skøn, der som det klare udgangspunkt ikke tilsidesættes af klagenævnet.

Klagenævnet tog på denne baggrund ikke Tress' påstand til følge.

Vores bemærkninger 

Det er ikke banebrydende, at ordregivere ved store varelinjer skal evaluere repræsentativt i forhold til det forventede indkøb, men kendelsen er altså en påmindelse herom. Dette krav kan være opfyldt, når ordregiver vægter de enkelte varelinjer – forudsat at vægtningen så er udtryk for det forventede indkøb. Det er altså ikke nødvendigt, at ordregiver angiver den forventede indkøbsvolumen. Det må begrundes med, at formålet med gennemsigtighedsprincippet er, at det skal være gennemsigtigt for tilbudsgiverne, hvad der evalueres på, så de kan tilrettelægge deres tilbud bedst muligt. Der er derimod ikke krav om gennemsigtighed om alle ordregiverens bagvedliggende overvejelser. At det så måske er mere logisk at angive en volumen på ærteposer end en vægt, er nok noget andet.

Læs Klagenævnet for Udbuds kendelse.